はじめに：優秀な営業のメールはみんな「優しい」

トミオや！「優れた営業に共通する特徴って何ですか」ってチャレンジャーたちからよく質問されるんやけどな、これはとても難しい質問やわ。

せやけど、ワイがやりとりしてきたチャレンジャーで「この人は優秀な営業だな」と感じる人、または経験が浅くても、「この人は優秀な営業に育つだろうな」と感じる人のメールの書き方にはハッキリとした特徴があるんや。それが「優しい」ということや。

なんやねん優しいって、と思ったそこのチャレンジャー！はい！いい質問です！

今日は元外資ITトップセールスの学長トミオが、チャレンジャーたちに覚えておいてほしい「優しいメール」作成の心得を共有するで。

第1章：キミがメールを送る目的は何だ？

1.1 原則：相手の「アクション」を引き出すことがメールの目的

一口にメールといってもイロイロあるんちゃうかな？って思うやんか。まあ、そうかもしれんな。たとえば友達にLINEするんやったら、単に愚痴を聞いてもらいたいとか、「元気？」だけ送るとか、まあ様々やしそれのメール版もあるかもな。

せやけどな、ワイらがビジネスでメールを送るときには必ず共通の目的があんねん。相手に自分が望むアクションを取ってもらうことや。異論あるか？ないわな。実際そうなっとるからな。

そこでワイからキミに質問なんやけど、アクションを取ってもらいやすいメールってどんなメールやと思う？

1.2 実践：「優しいメール」を送れ

もう答え言ってもた、いうか最初から言うてるけどな、「優しいメール」こそが結果を出すメールや。

優しいメールってどんなメールか？気になるよな。教えたるわ。以下の3つを兼ね備えてるメールのことや。

1. 相手に「読解」させない
2. 相手に「質問」させない
3. 相手に「判断」させない

「させない」が3つも続いてるのに優しいって、ちょっと変な気せーへん？でもな、メールを受け取る人間の気持ちになって考えたら結構簡単な話やで。詳しく説明していくからついてきてな。

第2章：相手に「読解」させない

2.1 原則： 「読解」が必要なメールは悪いメールである

「だらだら長いメール」は嫌がらせ

どれだけ短い時間で、読んだ人間が中身を把握できるか。

ビジネスでメールを送るとき、キミはいつだってそういう勝負をしてると考えたほうがええわ。

キミが会いたいと思う人間は、みんなが会いたいと思う人間や。山のように届くメールのうちの一通がキミの一通なわけや。当然ながら、ワイらはビジネスのためにメールを使ってるのであって、現代文の試験をやってるワケちゃうねん。せやから、読み解く必要があるような「優しくないメール」を届けてしまった時点でもう負けてんねん。

ゴンザレスくん（さん）からのメール

たとえば、以下のメールがワイ宛に届いたとするやんか。このメールを開いたらまず「ウッ」て思うわな。

件名: これからのキャリアパスに関するいくつかの考えと相談

トミオ様

はじめまして、ゴンザレスと申します。最近、自分のキャリアの方向性について多くの時間を割いており、その中でIT営業への転職という考えが頭に浮かんでいます。これは少し思いつきのようなもので、完全には決心が固まっているわけではありませんが、現在の仕事や将来について考えたとき、なんとなく興味が湧いてきたんです。

私のこれまでの経歴は、かなり多岐にわたっています。販売、マーケティング、プロジェクト管理など、様々な職種で経験を積んできました。それぞれで学んだことは多いのですが、いつも「もっと違うことができるのでは」という思いがありました。最近、友人との話の中でIT営業について話題が出て、これが新しい道かもしれないと感じました。

ちょっと変な質問かもしれませんが、IT営業って一日の大部分を電話で話すことが多いのでしょうか？実は、私、電話が苦手なんです。それと、ITについてはあまり詳しくないのですが、これは大きな問題でしょうか？また、日々の業務で使用するCRMツールについて詳しく教えていただけますか？そのツールの操作に習熟するのは難しいですか？さらに、IT営業で重視されるKPI（重要業績評価指標）にはどのようなものがありますか？

長文となってしまいましたが、このような状況を踏まえて、IT営業への転職についてトミオ様のご意見を伺いたいのですが、いかがでしょうか？特に、この分野に未経験の私にとって、転職は大きな一歩です。何かアドバイスや転職活動のポイントがあれば教えていただけないでしょうか？

また、面談の機会をいただけるなら、私のスケジュールはかなり複雑でして、月曜は午後3時から5時の間なら空いています。火曜日は全日忙しいのですが、水曜日なら午前中は大丈夫です。木曜は朝イチで会議があるため難しいですが、金曜日は午後1時から4時までなら調整可能です。週末は基本的に空いていますが、特に日曜日の午後は家族と過ごす時間を大切にしているので、土曜日の方が都合が良いです。

お忙しい中をお邪魔しました。お時間を割いていただき、ありがとうございます。
よろしくお願いいたします。

ゴンザレス友希

このメールを処理しようと思ったら、まあざっと15分くらいかかるんちゃうかな。

• 内容に一通り目を通す： 2分
• このメールは何を言いたいんだろう？と考える： 1分
• 結局この人は自分に何をしてほしいんだっけ？と考える： 2分
• 相手の言いたいことになんとか答えられるように工夫しながら返信を書く： 10分

「読解しないと読めないメール」に返信は来ない

15分、という時間を考えたときに、忙しい人が考えることは…「よーわからん相手から来ためんどくさいメールに時間を使うのはもったいない。返信せずに消そう。」こうや。

優しくないメールを送ると、相手の厳しさを引き出してしまうわけやな。

まとめるで。読者に読解を迫るメールは「優しくないメール」や。

1.2 実践： メッセージと文章の構成を明確にしろ

まずは簡潔に目的を伝える！

だから！！大事なのは！！！とにかく相手がキミのメールを理解するのに必要な労力を最小にすることや。

今回のゴンザレスくん（さん？）からのメールも、こんな感じで書き出してくれたら、少なくとも目的がわかるやんか。

メール冒頭部分の例

トミオ様

はじめまして、ゴンザレスと申します。IT営業への転職を検討しており、ご意見を伺いたくご連絡しました。

冒頭で目的を伝えてもらえることで、気持ちよく「続き読んだろかな」と思えるわけや。（件名も非常に重要なんやけど、まあそれは別の機会に説明するわ）

構造の整理と視覚的調整をしろ

だらーっと書いてあるのはキツイ。さっきのメールは圧倒的に「優しくない」な。

目的を伝えた後、やるべきことは情報の整理と伝達や。目的は一目見て内容を把握できるようにすること。ゴンザレスくん（さん）からのメールにしても、たとえばこんな感じでまとめる手があると思うわ。

冒頭部分に続く部分の例

【私の現在の状況】

• 販売、マーケティング、プロジェクト管理などを経験。
• 専門性を高めてプロフェッショナルの道を歩みたく、IT営業への転職を検討中。

【お伺いしたいこと】

• IT営業の具体的な日常業務と必要なスキル。
• IT営業の一般的＆効果的なコミュニケーションチャネルとスタイル。
• IT知識がない状態から転職した場合のキャッチアップについて。

今回使ったテクニックは見出しを使った整理と箇条書きや。こういったちょっとした工夫で見やすさがぐっと上がるからな。ぜひ今日から使ってくれよな。

第3章：相手に「質問」させない

3.1 原則： メールの往復増＝ストレス増

メールとチャットの違いを理解しよう

読んだ人間が「質問」しないといけないメールも悪いメールや。だってめんどくさいやんか。

チャットなら「これってどういう意味ですか？」ってパッと質問できるかもしれん。けどな、Eメールというのはある程度まとまった分量のコンテンツを非同期でやりとりするコミュニケーションツールや。やりとりが一回増えるのは、シンプルに相手の負担増や。優しくないわ。

なぜ質問が生まれてしまうのか

ワイが思うに、「相手が質問したくなってしまう」メールの問題点は以下の2点や。

1. 情報が足りない
2. 書いてあることの意味・意図がわからない

これらを避けられるように、伝え方を工夫するのが優しいメール作りや。

3.2 実践：抜け漏れと曖昧さのない情報提供をしろ

「必要な情報の網羅」がメールの安心感を高める

冒頭のメールをざっと見たときに、「抜けてる情報」イメージできるやろか？

相手の頭の中に「？？？」を浮かばせることなく読み進めてもらえるメールにするには、たとえばこんな情報があったらもっとええんちゃうかなと思うわ。

• 転職の時期はいつ頃を考えているのか？
• どこの業界で働いているのか？
• これまでにどういう情報収集をしてきて、その上で何が不足しているのか？

そういう、「相手が持つかもしれない疑問」に先回りして情報提供することが重要や。実際にどういう文を書けばいいかは、後段で説明するわ。

「意図がわかりにくい表現」を撲滅せよ

今回のメールで特に良くないのが、質問文が謎にたくさん入ってるところや。

• ITについてはあまり詳しくないのですが、これは大きな問題でしょうか？
• 日々の業務で使用するCRMツールについて詳しく教えていただけますか？そのツールの操作に習熟するのは難しいですか？
• IT営業で重視されるKPI（重要業績評価指標）にはどのようなものがありますか？
• IT営業への転職についてトミオ様のご意見を伺いたいのですが、いかがでしょうか？
• 何かアドバイスや転職活動のポイントがあれば教えていただけないでしょうか？

え？何？どうしてほしいの？返信で教えてほしいん？この数を…？え？え？

…ってなるやろ。で、まあ、忙しい人はわざわざそんな質問返してくれんからな。ダイレクトにゴミ箱行きよ。

この質問文は、全部消したほうがいいな。

第4章：相手に「判断」させない

4.1 原則：人間の判断リソースは有限である

人が一日に行える意思決定には総量がある、ってAmazonのジェフベゾスはんが言ってたわ。

みんなも経験してると思うけど、何かを「決める」ってのはエネルギーのいるシゴトや。ワイみたいに会社経営をしてると意思決定が仕事でもあるからしょうがなくやるんやけど、そんなワイだって意思決定なんてなるべくやりたくない。面倒やんか。

だから、相手が「うーん、どうしようかな」と思わなくていい案内の仕方をすることがメールにおける優しさなんや。

4.2 実践： 判断しなくても「自然とそうなる」構成を描く

「情報提供」と「アクション依頼」は項目を分ける

急にレベルの高いこと言うやんか！そう思ったかと思うわ。でも、やることは意外とシンプルや。

正しい構成でメール作成をすることで、相手が「アクション依頼」に辿り着いたときに「うんうん、その進め方が一番だよね」と納得できている状態に持っていくことができる。

具体的にどういう構成にするかというと、以下がベストやと思う。

1. メールの目的の宣言
2. 相手が次の行動に移りやすくするための情報提供
3. アクション依頼（ネクストステップ）

1.と2.に関してはもうここまでで学んできたことやからわかるよな。最後に、アクションの依頼のしかたを話そうか。

相手のアクション労力が最小となる「ネクストステップ」を提示する

この「ネクストステップ」の提示の仕方が非常に重要やねん。ネクストステップというのは読んで字のごとく「次にやること」なんやけど、実際には「自分が相手にやってほしいことを、当たり前に次やるべきことのように提案する場所」や。

誰かに何かをやってもらうときって、相手に「1) 依頼を受け取る→2) やるかどうか判断する→ 3) 行動する」の3ステップを踏んでもらう必要があるやん。正直、面倒やわ。だから、各ステップの障壁を下げてあげるワケや。

メールの受け手が「判断してる」ことにすら気づかずすぐ行動しちゃうのが、最高のネクストステップ提示なんや。

良いネクストステップの3条件

じゃあ、そんなネクストステップをどうやって作るかって話やな。以下の3つの条件を守ったらバッチリや。

1. メールのそれまでの流れの自然な延長線上にある
2. 取るべきアクションが明確である
3. そのアクションを実行するのに必要な労力が少ない

ゴンザレスくん（さん）の例で言えば、たとえばこんな感じでメールを締める手があったと思うねんな。

【次のステップ】

上記事情によりぜひアドバイスを頂きたく、一度オンラインで面談をお願いできないでしょうか？
ご都合に合わせ私から複数日程を候補として提示させていただこうと思いますので、「何日以降だとご都合が良い」などございましたらお伺いできましたら幸いです。

これなら、だいぶ返信しやすいと思わん？

第5章：優しくなったゴンザレスくん（さん）

ゴンザレスくん（さん）からのメール（優しいバージョン）

「優しいメール」の作り方を学んだゴンザレスくん（さん）は、こんな感じのメールを送るようになるはずや。

件名: IT転職に関する面談日程調整のお願い（ゴンザレス友希）

トミオ様

ゴンザレスと申します。IT営業への転職を検討しており、トミオさんに面談機会を頂きたくご連絡しました。以下、背景とご相談したい内容です。

【私の現在の状況】

• 現在28歳（大卒6年目）
• 新卒入社したメーカーに現在まで勤務。販売、マーケティング、プロジェクト管理などを経験。
• 専門性を高めてプロフェッショナルの道を歩みたく、2024年5-6月入社を目処にIT営業への転職を検討中。

【お伺いしたいこと】

• IT営業の業務内容やKPI設計等。
• IT営業に向く人材のパーソナリティやスキル。
• IT知識・経験がない状態からの転職成功の可能性についてと、入社後のキャッチアップについて。

【次のステップ】

上記事情によりぜひアドバイスを頂きたく、一度オンラインで面談をお願いできないでしょうか？
ご都合に合わせ私から複数日程を候補として提示させていただこうと思いますので、「何日以降だとご都合が良い」などございましたらお伺いできましたら幸いです。

大変お忙しいところ恐縮ですが、ぜひご検討いただけましたら幸いです！
よろしくお願いいたします。

ゴンザレス友希

想定される返信

目的が明確で、内容をすぐ把握でき、次にとるべきアクションが明確なメールをもらったら、返信が簡単や。

ワイやったら、たとえばこんな感じで返すかな。

ゴンサレスさん

ご連絡どうもです！転職時の説得力がありそうな経歴ですね。ぜひお話ししましょう。
来週水曜日以降の平日で、候補をいくつか送っていただけますか？

トミオ

第6章：「優しいメール」の効用

すぐに、しかも高確率で、返信がもらえる

何度も言うてるけど、優しいメールの特徴は、相手が短時間で趣旨を理解し、簡単に返信できるように考え抜かれていることや。

さっきも言ったように、キミが返信を欲しがってる相手はみんなが返信を欲しがってる相手や。超多忙なわけや。殺人的なスケジュールと膨大なタスクを抱えながら、隙間時間に爆速でメールを処理してることがほとんどやと思ったほうがいい。多忙な人は、「1分以内に処理できるメール」であれば見た瞬間に返す。そうしないと、他のメールに埋もれて対応自体ができなくなるからや。

この人と一緒に仕事をしたい、と思ってもらえる

ビジネスというのは、時間というリソース制約の中で最大限の成果を上げるというゲームや。

一日が24時間というのが誰にとっても共通である以上、人間は「時間を奪っていく存在」のことは嫌いになるし、自分の時間を節約してくれる存在のことは好きになるようにできている。

優しいメールを送れるということが優秀なビジネスパーソンのシグナルであり、キミという製品の売り込み材料になってくれるワケや。

第7章：営業よ、優しくあれ（学長からのメッセージ）

トミオが10年の外資IT営業キャリアから学んだこと

そろそろ忘れてる人もいるかもしれんけど、ワイ、トミオは外資IT営業を10年経験し、本アカデミーの学長に就任した人間やねんな。（詳しくはLinkedInのプロフィールを見てな）

営業って、「お客さんの気持ちと行動を変える仕事」やんか。自分がどんだけ頑張ったってダメで、お客さんが「よし、やったろかい」って気持ちになって行動してくれん限りは何にも前に進まんねん。せやから、「メールを送ったはいいけど返信が戻ってこない」というのは最悪な状況のひとつなワケやな。

だから、毎日必死で考えるわけや。忙しいお客さんが「すぐ見て、すぐ判断して、すぐ返信できるメール」ってどんなメールなんやろってな。そうして10年間、トミオが試行錯誤を繰り返し辿り着いた集大成がこの「優しいメール」スタイルなわけや。

IT営業のいいところは「お客さんの成功が、自分の営業としての成功」になるところや。そのためのパワフルなツールとして、チャレンジャーの皆が優しいメールを活用していってくれたら嬉しいわ。

キミの活躍に期待してるで

ちなみに自慢やけど、トミオはTableau時代にAPAC（アジア太平洋地域）の年間トップセールスを2回（2013年、2015年）、Medallia時代にもAPACの年間トップセールスを1回（2021年）取ってるからな。優しいメールは、成果も折り紙つきや。

外資ITセールスを引退してしまった今、ワイの楽しみはチャレンジャーたちの活躍や。「昨日年度が終わりまして、無事年間達成できました」「SDRからAEへのプロモーションが決まりました」「はじめて月収の手取りが100万円を超えました」こういう声を聞くのが嬉しくて、こんな1円にもならん、でも「きっと誰かのためになる」記事を書いてるわけや。

キミが活躍して、ワイのところに良い報告を持ってきてくれるのを楽しみにしてる。そしてワイに飯を奢らせてくれ。待ってるで。

トミオにキャリア/転職の相談したい人は

そういえば、今回はゴンザレスさんからの面談依頼のメールを例文として取り上げたけどな、実際はトミオに面談依頼するのにメールなんて要らんねんｗ

キミが既にアカデミーに入学済みのチャレンジャーなら

今回ゴンザレスくん（さん）がメールで送ってくれたような「各種属性情報」はアカデミーへの入学申請時にもらってるから必要なしや。下のボタンをクリックして、面談依頼を投げてくれたらバッチリやで！

 

アカデミー入学前の場合は？

チャレンジャーズアカデミーへの入学申請（無料）が最初のステップや。3分くらいで入力できるハズ。そんで申請を出すときに、入力項目の中にある「トミオに相談する」にチェックを入れておいてもらえたらと思うわ。

 

会員限定特典：トミオが実際に送ったメッセージ6選

論より証拠

ところでな、ワイ、ちょっと気になってることあんねん。ここまで読んできたキミな、「こいつ偉そうなことばっか言いやがって、本当にやれてんのか？」って思ってないか？思わんかったって？そんなわけあるかいアホ！

正直に言ってええんよ。ワイだって、自分が読者の立場だったら絶対そう思うわ。

だから、アカデミー生限定で「トミオが送った生のメール」を公開することにしました。また増やすかもしれんけど、とりあえずは6件用意したで。

今回用意した6つのメール事例

1. エージェントフィーの増額交渉メール
2. チャレンジャーへの求人案件紹介メール
3. クライアントに自社PRへの後押しコメントをお願いするメール
4. 翻訳出版提案ミーティングの後に著者に送ったメール
5. インターンの採用選考結果を知らせるメール
6. 給湯器の不調を不動産管理会社に訴えるメール

事例メールの使い方

まずは「優しいメール」の要件を思い出す

優しいメールの3要件、覚えてるか？そう、この3つやったな。

1. 相手に「読解」させない
2. 相手に「質問」させない
3. 相手に「判断」させない

事例を読み、3要件を満たす構成になってるか確認する

今回の記事でカバーしてきた以下のような内容が、ちゃんと盛り込まれてるかチェックしてみてな。

1. メールの冒頭で目的を明確に伝えている
2. メールの相手がすぐにアクションに動くための情報を網羅的に提供できている
3. 具体的で明確なネクストステップを提案している

トミオの解説を読み、自分だったらどう送るか考える

これはあくまで「トミオの場合」や。目を通す中で「この部分はこう書いたらもっとわかりやすくなるな」とか「この形のほうが返事がしやすいな」とか思うことがあるはずや。それを、明日からの仕事に活かしていってほしいんや。

さて、それじゃ事例を見ていくで。

事例1： エージェントフィーの増額交渉メール

背景と実績をアピールし、具体的なアクションを依頼

これはトミオがとある日系SaaSクライアントにエージェントフィー（チャレンジャーが同社に入社した際に支払われる手数料）」の増額を交渉したときのメールや。やっぱ生の素材のほうが皆の勉強になると思うから共有するけどな、クライアントにバレたら怒られると思うからナイショにしといてな。

トミオが送ったメール