元外資ITトップセールスのADHD仕事術（日程調整の処方箋編）
INDEX
おう、トミオやで！元気してるか？
前回の外資IT営業のADHD仕事術（IT活用編①）、読んでくれてサンキュやったな！
ワイはこの週末、友達が開催してくれたバーベキューに行ったんやけどな。派手に電車を乗り過ごして大遅刻かましてしもたわ。
しながわ区民公園に向かっているはずなのに、気づいたら羽田空港にいた。超スピードとか瞬間移動とかチャチなもんじゃねえ。もっと恐ろしいものの片鱗を味わったぜ。（1時間の遅刻が決定） https://t.co/Y2tkbIAway
— トミオ (@tomyuo) March 31, 2024
まあ、今回はプライベートでの話やから笑って話せるけどな。これをビジネスでやってしまうと信頼問題や。（もちろん、トミオは数限りなくやらかしてその度に謝り倒して生きてきた。）
今日は、みんなが正直めんどくせえと思っている「日程調整」のコツを紹介していくで。ADHDはもちろん定型発達の人にとっても、役立つ内容になってると思ってるわ。
今回の記事で学べること
- 事故がなるべく起こらないようにするための、日程調整メール作成のポイントがわかる
- 日程調整を効率化するためのツールやシステムについて学べる
- 「え、そんなことまでやってんの」というマニアック技も学べる
日程調整という「事故発生装置」
やらないわけにいかないのに、とにかく事故が起きる
トミオは「法人営業」という仕事を10年以上やってきた。
営業の仕事って、ざっくり言うと「社外の人に何か買ってもらう」仕事だ。何か買ってもらうためには、とにもかくにも会話しないと始まらない。そして会話するためには、双方が同じタイミングで時間を確保する必要がある。そのために行うのが「日程調整」だ。
誰しもが経験のある「日程調整」。これ、なんでこんなに放置されてるのかというくらい頻繁に事故が起こる。
なぜそんなに事故が起きるのか
日程調整ってざっくり4段階くらいのプロセスだと思うんだけど、そのすべてのステップで事故が起きる。ヒューマンエラーが起きそうな要素がたっぷりと詰め込まれている。
- 候補日程を出す → 送る情報に不備がある
- 相手が候補日を選ぶ → 意図していなかった時間が返ってくる
- 双方で予定をカレンダーに登録する → 登録する日時を間違える、登録すること自体を忘れる
- 会う → 訪問してから時間/場所が違うと気づく、電車の乗り継ぎを間違える、アポ自体を忘れる
もちろんトミオはすべてのタイプのミスをコンプリートしてきた。
事故はなくせない、だが、減らせる
日程調整にはひとつ、とても良い側面がある。
日程調整でミスをしても、大事故が起こっても、誰も死なない。
人が死なない以上、ミスはしてもいい。（死ぬ場合は「そもそもやらない」が正解だ。）
でも、なるべく少ないほうがいい。ADHDは対策なしだと人の10倍のミスを起こすから、せめて2倍くらいまでに留めておきたい。そんなときに役立つのが、「日程調整の技術」だ。
3つの原則
スタートするにあたり、3つの原則を紹介したい。
何事も、大切なのは原則だ。予想外のことが起きたら、常にここに立ち戻ることができる。
基本は前回と同じだが、今回はさらに具体的だ。
1．自分自身を信用するな、決して
ADHD当事者にとって世の中で最も信頼できない人間、それは自分だ。
絶対に、間違う。ありえないタイミングで、ありえないミスをする。とんでもない欠陥品だ。だから、すべては「自分自身を疑う」というか「そもそも信じない」というところからスタートする。
基本中の基本すぎて毎回言及するのもどうかという気がしてきたが、まあ、一応な。鉄則だからな。
2．自分よりも、他人を信用しろ
ただ、「自分を信じることができない」という事実には少し明るい側面がある。
「自分以外の他者は、自分に比べれば信じられる」ということだ。他者を巻き込むと、ミスの発生率が下がる。我々ADHDが無意識で引き起こすミスの数々に、定型発達の人間は気づいてくれるからだ。
定型発達者からしたら迷惑な話かもしれない。だが、ADHDに単独で仕事を進めさせて大事故が起こってから気づくのとどちらがマシかという話である。定型の皆さんもきっと納得し、快く協力してくれるはずだ。
3．自分よりも、ITツールを信用しろ
ITツールを導入するメリットは色々あるが、特に「ヒューマンエラーを潰せる」ところが素晴らしい。
イマドキは優れたツールが色々ある。我々はポンコツなんだから、テクノロジーを勉強して助けてもらえるようにしないとな。
今回の記事ではすぐに使えるお役立ちツールを2種類紹介させてもらうが、もし君が「これも素晴らしいですよ」というのを知っていたらぜひ、トミオ宛に連絡して教えてくれ。
日程調整、よくある失敗例3選
日程調整では、よく事故が起きる。起きすぎる。ADHDは特にその頻度が高いが、定型発達の人も事故ってるはずだ。
たとえばこんな経験、君もあるんじゃないだろうか。
1．候補日程の日付と曜日が合わず混乱
まだ取引のない会社から、かなり期待できそうな問い合わせを頂いたぞ！電話で簡単なヒアリングはさせてもらったから、一度訪問して詳しく話してこよう。
一度お伺いさせていただきたいのですが、たとえば下記の時間のご都合はいかがでしょうか？（想定所要時間：1時間）
- 4/1(月) 10時〜14時、17時以降
- 4/3(火) 13時〜16時
- 4/5(木) 10時半〜16時
先方から返信がきたぞ！
4/5(木) の13時でお願いします。弊社役員の長山、本部長の佐々木が出席いたします。
かしこまりました！行きます行きます。
4/5の13時ね。さて、カレンダーに予定を入れて、っと。勝負のミーティングだから上司とエンジニアも同行させよう。よしバッチリだ。資料作り込んで、事前にリハーサルして当日に備えるぞ！
（聞こえる事故の足音）
2．カレンダー登録が行き違って大事故
今日は4/4。木曜日だ。
午前中からフルスピードで仕事をしたから、気づけばもう13:20だ。やっとランチに出られたぞ。
銀座はしごにやってきた。ランチのピークを過ぎてるからお客さんは少なめ。最近俺頑張ってるから、一本だけ飲んじゃおう。すみません、瓶ビールください！
ｳﾞｰｰｰｰﾝ、ｳﾞｰｰｰｰｰｰｰﾝ
ん？着信か？今いいとこだから後でかけ直すわ！
ｳﾞｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰﾝ
ｳﾞｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰﾝ
ｳﾞｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰﾝ
しつこいなー。03から始まる知らない電話番号だけど誰？しょうがないから出てやるか。
「はい、市川です」
「13時より役員の長山がお待ち申し上げておりますが、現在どちらにいらっしゃいますでしょうか？」
「お待たせしましたー担々麺ですー」
3．移動時間を考慮するのを忘れてテレポートやむなし
・・・いやあ、先週は大変だったな。
平謝りして次の機会をもらったけど、役員まで出てくるミーティングをすっぽかしたのはまずかった。同行予定だった上司への説明も大変だったよ。
まあ過ぎたことはしょうがない！今日も一日がんばるぞ！っと。
さて、今日の予定は…ん？
・・・えっ？
少し早めに打ち合わせ切り上げて豊洲センタービルのタクシー乗り場からタクシー飛び乗っても、池袋まで40分はかかるよな。
どうすんのこれ？
ねえ、ちょっとトミオさん？
ねえ？？？
（遠い目で灰になるトミオ）
トミオの処方箋1：メールを「ちゃんと」書こう
いやー、つらいな。日程調整のミスはつらい。
日程調整ミスを減らすために最初に改善できるのは「日程調整メールの書き方」だ。特に候補日程の出し方だな。僕は職業柄交流する人数が多いほうだと思うけど、皆、これが意外と「できてない」。
メールの書き方には「少しでもミスを減らそうと思ったらこう書くべき」というお作法がある。
それをステップバイステップでおさらいしていくで。
悪いメールの例
たとえばさ、ちょっとこれ見て。
来週でお打ち合わせいかがでしょうか？来週ですと私は月曜日の3時以降、水曜日の午前中もしくは4時半から6時ですと都合がよく、金曜日でしたら終日対応可能です。
たまにいるんだよね、こういう人、ほんとに。何の仕事してるかにもよるけど、もしこの人が営業だったら、間違いなく成績は悪いだろうね。
これを「ミスが発生しにくい日程調整メール」にするためには何をしたらいいか、ここで読むのを止めて10秒ほど考えてみてほしい。
・・・考えた？
そんじゃ、トミオがみつけたポイントを解説していくで。
ポイント1：箇条書きにしろ、箇条書きに
本文の中にだらだらと候補入れるやつな、あれは正直、刑法犯にしたほうがいいと思うわ。
いや自分が客の立場ならいいんよ。相手が気を遣って拾ってくれるからな。でもそれをもし営業がやってたら「マジ使えねーこいつ」と思われてもしょうがないわ。
冒頭のメールだって、たとえばこう書いてあるだけで5倍はマシに見えるはずだ。
来週でお打ち合わせいかがでしょうか？たとえば、私は以下にて対応可能です。
- 月曜日：3時以降
- 水曜日：午前中、もしくは4時半から6時
- 金曜日：終日対応可能
とりあえず箇条書き！これ大事な。
ポイント2：時間は必ず24時間表記
まあ、多少マシになったと言ってもだ。なんやねん「3時」て。
3時。
さすがに午前3時ってことはないだろうけど、これが7時とか8時だとワンチャン「どっち？」ってなる可能性があるやんか。相手に誤解の余地を与える表現は常に悪だ。
午前とか午後とか付ける手もあるけど、正直面倒だし、読みにくい。24時間表記がベストだ。午後3時なら15時と書く。以上。どぅーゆーあんだすたん？
来週でお打ち合わせいかがでしょうか？たとえば、私は以下にて対応可能です。
- 月曜日：15時以降
- 水曜日：午前中、もしくは16時半から18時
- 金曜日：終日対応可能
小さな進歩だ。でもこれでまた一つ、誤解が生まれる芽を潰せたな。
ポイント3：「〜時」という書き方は避けて60分表記にする
とにかく紛らわしさを取り除くことが大切だ。
たとえば↑の例で言うと一個だけ「16時半」という中途半端な時間が混じっている。まず、これ見つけづらいな。
さらに、これをもしADHDが書いてるとしたら「18時半」と書くべきところ「半」を書き忘れてる可能性が50%ある。60分表記で書け。
来週でお打ち合わせいかがでしょうか？私は以下が対応可能です。
- 月曜日：15:00以降
- 水曜日：午前中、もしくは16:30から18:00
- 金曜日：終日対応可能
おっけおっけ。ベターやな。
ポイント4：「午前中」とか「終日」とか書くやつはアホ
僕は毎日、10:00-22:00は必ず仕事をしている。
さらに、チャレンジャーやクライアントからの急ぎの依頼があったら、早朝だろうが深夜だろうが、いつでも対応する。
もし僕が冒頭のメールを受け取った見込み客だったら、こんな風に思う可能性があるわけだ。
- ほーん、午前中が大丈夫なら朝の7時半からミーティングお願いしよかな。
- 15時以降大丈夫なんかー。会食が終わるのが22時頃だから、22:30開始で依頼しよう。
…嫌やろ？厳密な時間を書け。
来週でお打ち合わせいかがでしょうか？私は以下にて対応可能です。
- 月曜日：15:00-18:00
- 水曜日：9:00-12:00, 16:30-18:00
- 金曜日：9:00-18:00
かなり、誤解要素が少なくなってきたと思わん？
ポイント5：日付と曜日は「両方」書け
曜日だけ書くやつと日付だけ書くやつ、これも営業だったら落第だ。当たり前。誤解が生まれる可能性が上がるやんか。
そもそも、どうして「両方書く」以外の選択肢を選ぶんかって話よ。俺にはわかる。単に手を抜きたいだけやろ？
アホか。それでトラブったら余計面倒やん。日付と曜日は必ずセットで書け。絶対だ。
来週でお打ち合わせいかがでしょうか？私は以下にて対応可能です。
- 4/1(月) 15:00-18:00
- 4/3(水) 9:00-12:00, 16:30-18:00
- 4/4(金) 9:00-18:00
日付と曜日を両方書くことには、思わぬメリットがある。
読んだ人間が「あれ？4/4って木曜日じゃないですか？」って指摘してくれることがあるだ。自分のミスを他人にチェックさせて直させる。ADHDが生き抜くためにとても大切なことだ。
ポイント5：ミーティングの所要時間と場所は事前に伝えろ
ここまでは、「誤解を生みにくい日程の表記方法」だったけど、他にも事故になりやすいポイントがある。
ミーティングに何分かかるかの想定と、どこで開催するかの情報だ。特にオンライン、オフラインは先に言ってあげないと相手が混乱する。
来週でお打ち合わせいかがでしょうか？私は以下にて対応可能です。（最大60分、御社@丸の内での開催を想定）
- 4/1(月) 15:00-18:00
- 4/3(水) 9:00-12:00, 16:30-18:00
- 4/4(金) 9:00-18:00
次いこか。
ポイント6：次のアクションを明示しろ
相手に何してほしいかを明確に伝えること。
「候補日出してるんだから、そこから選べって伝わるでしょ」と思った？それが良くない。「思い込み」から事故は発生するんだ。
来週でお打ち合わせいかがでしょうか？私は以下にて対応可能です。（最大60分、御社@丸の内での開催を想定）
- 4/1(月) 15:00-18:00
- 4/3(水) 9:00-12:00, 16:30-18:00
- 4/4(金) 9:00-18:00
ご都合の良い時間をお知らせください。
さて、次。
指導7：日程が決まったら必ず復唱しろ
先方が緩い感じの返信をしてくることがある。たとえばこんな感じ。
それでは、金曜日の2時でお願いします。
君が返すべきメッセージは、こう。
かしこまりました。4/5(木) 14:00に、丸の内の貴社オフィスにお伺いいたします。
最新のメールがこうなってたら、誤解が生まれる余地がぐっと減る。「あの件どうなってたっけ？」とふと思ったときも、メールを検索したら結論がすぐわかる。必ずやるように。
トミオの処方箋2：IT活用で日程調整サイボーグになろう（基礎編）
指導1：「カレンダー招待」を送る
人から送られてきたときに、僕が「うわあ怖い」と思うタイプのメッセージがある。こういうやつだ。
当日はこちらのURLをお使いください。
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日時：4月 5日⋅15:30スタート
使用ツール：Zoom
URL ： https://globis.zoom.us/j/7755760728
ミーティングID: 775 576 0728
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なんで怖いか？わかるだろ？何度も失敗してきたからだよ！！！マジで、事故の元。
- 予定を自分のカレンダーに登録しておくのを忘れる
- カレンダー登録はしたが、登録する日付、時間、所要時間を間違える
- 登録した予定をうっかり消してしまう/他の枠に移してしまう
これを避ける方法がある。相手にカレンダー招待を送るんだ。（やったことある？）
やり方は簡単。Googleカレンダー上で範囲選択して、予定を作成する際に「ゲスト」のメールアドレスを入れるだけだ。
たったこれだけで、自分と相手のカレンダーに同じ予定が入る。間違った時間で招待したら「あれ？違いませんか？」って指摘してもらえる。この「カレンダー招待」は10年前にはあまりメジャーでなかったが市民権を得てきた。（ちなみにトミオは、メールアドレスを入力するとZoomの会議URLが自動生成されるようにカスタマイズしている）
相手が使ったことなくても大丈夫。使えば便利さがわかるから、しれっと送ってしまうのがポイントだ。
指導2：日程入力の補助ツールを使う
日時の文字を作るくんというサービスがある。
任意の時間をドラッグ＆ドロップで選ぶと、その範囲を「日程調整フォーマット」の文字に起こしてくれるというサービスだ。実は僕は使ってなくて最近ググって知っただけなんだけど、何これすごい便利。自分のカレンダーと連携して、空いてる時間を探しやすくすることもできるらしい。
こういったツールを使えば、日程調整にかかる時間を短縮すると同時に事故の発生を抑えることができるだろう。
指導3：「日程調整自動化システム」を使う
上記の入力補助ツールよりもおすすめなのが、日程調整に特化したシステムを利用することだ。日程調整自動化と言われてもわからないかもしれないが、たとえばこういった名前のサービスを聞いたことはあるだろうか？
Calendly, Spir, Timerex, eeasy
これらが代表的な「日程調整自動化ツール」だが、見たことなくても特に問題はない。このリンクを開いてみてほしい。
https://timerex.net/s/kichikawa_4d1a/ee3d87e7
僕が使っているTimerexというサービスの日程調整ページだ。僕の予定で、27分のミーティングを予約可能な枠がすべて表示されている。（僕はMacを英語で使っているのでUIも英語だが、通常は全部日本語だ）
予約枠をクリックしてもらうと会社名・名前・メールアドレスを入力するページが表示され、予約完了と同時にカレンダー招待とZoomのビデオ会議URLが発行される。（試しにトミオとの予約してもらっても問題ない）
正直、むちゃくちゃ便利。トミオは月980円支払って有償版にしてるけど、無償版でも基本的なことはできる。
こういった日程調整自動化システムには、複数の良いところがある。
- 自分から候補を出さなくても、空き日程が自動で全部相手に共有される。
- 「日程を出したが、返事を待っている間にその枠が埋まってしまった」「予定をブロックして待っているので、その間他のアポが入れられない」という”日程調整のあるある”を回避できる。
- 双方のカレンダーに予定が自動登録されるので認識のズレが起こらないし、ビデオ会議URLの発行漏れもない。
- アポの再調整も楽。相手に都合の良い枠を探して好きなところに入れ直してもらえばOK。
正直、いいところしかない。使わないとしたら、心理的なハードルだけだろう。
- ツールを使って日程調整するのは「失礼」と相手から認識されるんじゃないだろうか。
- 予定が全部見られてしまうと「あいつ暇なんだな」と思われはしないだろうか。
- 予定が勝手に自分のスケジュールを埋めていく、ということに抵抗がある。
僕にも、そういう葛藤があった。ただ、ピーク時で1日14件の面談をこなしていたことにより「もはや自動化しないと死んでしまう」という状況に自分を追い込むことで乗り越えた。いざ使ってみたら最高である。
たとえば相手がマジでエライ人のときとか、複数人の日程調整をしないといけないときとかは僕も候補を手で打つときがあるが、なるべく自動化するようにしている。超オススメ。
トミオの処方箋3：IT活用で日程調整サイボーグになろう（マニアック編）
さて、せっかくだからあといくつか、紹介しておきたい便利ワザを紹介していく。（ちなみに本記事は、この時点で8,000文字を超えている）
便利ワザ1：ユーザー辞書活用で入力の手間と時間を短縮
君、キーボードで「(月) 」って打つときどうしてる？最初にカッコを入力した後に「げつ」とか「げつよう」とか入れて変換してないか？無駄だ無駄。よく使うやつは辞書登録してしまうのが早い。
めんどくさいからこそ、少しでも楽になるように省力化する。その心がけが大事。
トミオの変換登録例
範囲選択してみてもらうとわかるけど、全部、カッコを閉じた後に「半角スペース」が入れてある。これによって、一発で曜日を変換した上で、すぐに時間の入力に入れるわけだ。
- げつよう → (月)
- かよう → (火)
- すいよう → (水)
- もくよう → (木)
- きんよう→(金)
便利ワザ2：キーボードショートカットで入力効率アップ
かなりマニアックだが、トミオはメールや記事を書くとき、キーボードのホームポジションから手を離さない。なぜならカーソル移動や変換すらキーボードショートカットで行っているため、矢印キーやファンクションキーを叩く必要がないからだ。
ほとんどの人は見たことも使ったこともないショートカットだと思うし「マニアックすぎて意味わからん」と思うだろうが、慣れてしまうと離れられなくなる。騙されたと思って一度試してみてほしい。（ちなみにIMEはATOKを使っている）
Mac利用者にすすめたい、トミオがよく使うショートカット
- Ctrl + F → カーソルを1文字分後ろへ
- Ctrl + B → カーソルを1文字分前へ
- Ctrl + P → カーソルを前の行へ移動
- Ctrl + N → カーソルを次の行へ移動
- Ctrl + A → 行の一番前に移動
- Ctrl + E → 行の一番後ろに移動
- Ctrl + ; → 全角で打ち込んだ数字を半角に変換（日付入力時に便利。たとえば、ATOKで日本語入力のまま数字を入力すると「11／25」となるところを、一発で「11/25」に変換できる。）
- Ctrl + K → 文字の変換前だとカタカナ変換、それ以外のときは「行のカーソルから後ろを全削除」
- Option + ； → 「…」を一発入力
どうせ大量に文字を打つ仕事をするなら、このくらいのやりこみにチャレンジしてほしい。
日程調整を制するものは仕事を制す
以上、失敗のプロ、トミオによる「元外資ITトップセールスのADHD仕事術（日程調整の処方箋編）」でした。
日常的に繰り返す作業でこそ、「ミスを減らす」ことの効用が大きい。日程調整のような、失敗すると他人に迷惑をかけてしまうようなタスクでははなおさらだ。
発達障害を抱えていても、工夫次第で普通の人以上のパフォーマンスを出し続けることができる。生き馬の目を抜く外資IT業界で高い成績を上げ続けてきたトミオがその証拠だ。みんな頑張っていこうな。
あ、一応宣伝も
今回の記事は仕事術をシェアしたかっただけなのであんまり言うことないんだけど、ミスが多いADHDには外資IT営業、おすすめよ！という記事がこちら。（もう読んでる人も多いと思うけど）
外資IT営業になるのにどうしたらいいの？と思った人には「IT営業転職ロードマップ」をおすすめしたい。
でも、外資で働くには英語が必要なんでしょう？と思った人にはこの記事。
トミオへの転職相談も、いつでも待ってるで！そんじゃなー！
